編者按:在進行網絡會議系統選購時,很多企業都會優先考察各個會議系統的功能,那么核心的會議系統的功能有哪些,它們又分別是在哪些方面上幫助企業開展在線會議呢?今天企業服務匯就跟您詳細地聊一聊網絡視頻會議系統的功能。

會議系統核心功能有哪些

目前市面上有許多網絡會議平臺,那么網絡會議平臺的核心功能有哪些呢?不難理解,網絡會議系統中所需的功能和特性自然是取決于企業記性呢演示的目的。公司例會、研討會、培訓講座等等都會帶來不同的要求。不過對于大多數網絡會議使用來說,都有一些共同的要求,因為企業越來越多地將這個強大的在線工具用于新的應用程序。在這篇文章中,企業服務匯將為您介紹9個網絡會議核心功能,幫助您更好的進行企業網絡會議產品上的選購決策。

重點會議系統功能說明

 

(一)可控文檔共享

可控文檔共享是網絡會議的基礎功能,該功能可以讓參會人員在系統使用界面的共享文件夾內下載相關的會議資料與文件文件,比如議程,演示文稿等,而無需通過傳統的電子郵件、微信、QQ等方式發送。對于這些共享的文件,管理者也能夠設置不同的權限(比如將文檔標記為專用),以便只有選定的人員才能訪問這些文件。

(二)多功能桌面共享

這項會議系統的功能是企業在進行網絡視頻會議時使用得最頻繁的功能之一:共享桌面和程序可以讓演示者的桌面同步展示到其他參會者的屏幕上。在共享桌面或特定應用程序時,有三個因素非常重要:1、圖像傳輸速度要快;2、應該能安全通過大多數設備的防火墻驗證;3、使用時不應該占用太多的CPU(否則畫面會產生明顯卡頓)4、不應占用太多帶寬(否則會產生延遲或者丟包)。

(三)幻燈片放映

盡管您可以使用大多數系統中提供的應用程序或桌面共享功能,但最好使用網絡會議平臺的幻燈片放映功能來顯示PowerPoint演示文稿。這背后有三個原因:1、觀看者可能與展示者的屏幕分辨率不同;2、通過桌面共享可能無法正確顯示快速動畫;3、當運行PowerPoint演示文稿時,它將覆蓋整個屏幕,無法讓展示者看到參與者的消息和問題。

目前許多網絡視頻會議系統在幻燈片動畫支持方面做得都有所不足,不過一般都能支持展示者現場注釋自己的幻燈片,這項會議系統的功能可以在分享過程中起到關鍵作用。

(四)音視頻錄制

記錄和歸檔演示文稿的能力至關重要,不僅能夠讓企業隨時查找、復盤過去的會議過程,也能讓錯過會議的內部成員迅速掌握會議情況。不過許多在線視頻會議系統生成的都是低質量的視頻,要么就是特別巨大的視頻文件。一個良好的解決方案需要確保錄制功能提供質量和文件大小之間的折衷,這樣既能確保體驗,也能保障使用的便捷性。

另一個影響視頻訪問方便性的重要的因素是文件格式:以Flash格式存檔的優點是,無需任何軟件安裝即可從電腦瀏覽器上訪問它們。除了傳統的錄制方法,有些視頻意義系統還提供了“重播回放”技術,不會產生任何大型的電影文件。會議室“記住”演示的每一個步驟(包括音頻和視頻),并且在重放的時候自動在交互式環境中生成事件的發生方式。也就是說在重播時間內,觀眾可以訪問共享文件并進行互動,如同在現場直播一樣。

(五)詳細報告

網絡視頻會議平臺的后臺管理也非常重要。當會議結束時,系統應當為企業提供出席人員、歸檔視圖、輸入消息等詳細報告。企業的管理員能夠以Excel格式導出報告或使用API接口來自動下載并與企業CRM系統相連接。

(六)系統定制

在系統定制方面,企業服務匯的建議是企業應當尋求一個可以輕松整合到自己網站,同時在外觀(比如UI)以及某些功能方面支持快捷定制的系統。整合到網站可以讓企業的參會者在自己網站的特殊區域(比如設置一個會員區)直接訪問會議室。這樣可以使得企業更容易進行參會人員管理,同時也可以為客戶提供更好的體驗。

(七)語音集成

目前市面上的網絡視頻會議系統都開始大范圍地開始使用VoIP(語音IP)技術,系統中普遍具有完全集成的語音系統。在這種系統下,企業的與會者可以通過通過電腦或者手機等設備就能夠參加音視頻會議。不過單純的通過VoIP技術難以保障高質量的語音(尤其是當網絡環境較差時),因此有的在線會議系統也支持連接外部電話線,為用戶提供了更多的靈活性。

(八)不需要安裝軟件

嚴格意義上這不算是一個會議系統的功能,但是它確實能對企業的初次的訪問和使用產生重要影響。擁有一個真正不需要任何軟件安裝的基于瀏覽器的系統對于很多企業用戶來說都是非常重要的。目前許多系統聲稱是基于網頁的,但背后卻需要安裝一個大型的Activex或者運行在Java上(這在目前大部分的計算機上都不存在),所以實質上這是違背了基于瀏覽器的原則。另一方面,沒有軟件安裝意味著不需要進行任何軟件升級,這使得企業用戶無須擔心系統的維護問題。

 

?  小結

在選購網絡會議產品時,應當關注以下幾個會議系統的功能和能力:文檔共享、桌面共享、幻燈片放映、音視頻錄制、會議報告、系統定制、語音集成,以及系統是否真的無需安裝任何形式的軟件。這些核心功能和能力可以讓企業在實際的會議開展過程和系統維護過程中避免絕大多數的問題。

 

>>  相關閱讀

視頻會議的網絡接入方式對比

影響視頻會議質量的網絡因素及解決方案

視頻會議與網絡會議的區別

網絡視頻會議的安全性風險及應對措施