會議是企業進行集體決策和重要事項部署時必不可少的手段。但是舉行一個會議涉及到參會者是否有時間、辦公室是否有空余等諸多問題。傳統的會議管理手段一般是通過郵件溝通開會的時間地點,這種方法在小規模公司往往可以見效。但是在中大型公司,由于開會人員和會議室數量都很多,郵件溝通的方式無法有效管理會議室和參會者。因此,在中大型公司,往往會出現會議室無人使用而有會議需求的人沒有會議室使用,或者參會者同時面對多個會議分身乏術的情況。鑒于此,會議管理系統開始出現。

企業可以通過新型會議管理系統查詢會議室和參會者是否已經有會議安排,從而充分利用空閑會議室,同時也避免了會議室和參會者會議時間沖突的情況發生。企業發布會議后,會議管理系統會自動給參會者發送會議提醒。在開會過程中,會議管理系統還可提供會議資料的觀看和下載、投票、會議記錄等服務。

 

>>  核心指標

 

>>  會議室預訂

會議室預訂功能是會議室管理系統最基礎的功能。通過會議管理系統預訂會議室時,會議主辦方不僅需要關注會議室是否空閑,還需要關注會議室內的設備是否可以滿足會議需求。會議室設備分為固定設備和移動設備兩類,對于移動設備,會議主辦方需要向公司提出申請,臨時借用。

 

>>  會議通知

會議通知是指會議管理系統主要通過會前提醒和會議室展示屏通知參會人員會議將要舉辦的時間、地點等信息。會前提醒是指在會議主辦方邀請參會者之后,會議管理系統會自動將會議的時間地點信息以電話短信等方式發送至參會者。而會議室顯示屏是指會議室管理系統公司提供的電子屏,實質上是一個一體機,一般鑲嵌在會議室門口,會顯示該會議室是否正在使用、是否有預約會議等信息從而更好地方便參會者尋找到會議室。

 

>>  會議協助

會議協助主要是指在開會過程中,會議室管理系統可以對會議的進行起到一些幫助作用,提高會議主辦方開會的效率、降低開會成本。資料共享功能是指會議主辦方在會議開始之前可以將會議需要的資料上傳至會議管理系統,開會時參會者可以通過移動端APP登陸會議管理系統觀看和下載會議資料,甚至可以給資料上做一些批注和書簽。資料共享功能可以提高會議效率、減少影印成本。投票功能是指當企業進行重要事項決策時,可以通過會議管理系統進行不記名投票,提高了投票效率。

 

>>  費用

會議管理系統的費用主要包括軟件和硬件兩方面的費用。軟件是指會議管理系統本身的費用,這一部分費用是必需的,其價格相差較大,有一部分系統需要數萬元才可以購買,也有一部分系統是免費使用的,不需要支付費用;硬件的費用則是指會議室顯示屏的費用,顯示屏根據尺寸和功能會有不同的價格,一般情況下一塊顯示屏為數千元,但這一部分費用是可以選擇的,主要看公司是否有購買顯示屏的意愿,按自己需求選擇。

由于會議室管理系統會根據軟件和硬件的不同配置給出的報價也會有千差萬別,用戶應該根據自身需求定制適合自己的會議室管理系統,畢竟不同配置的產品的價格差別是很大的。

以上就是Chiefmore為您整理的會議管理系統挑選指南。

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